JAKARTA,PGI.OR.ID-Pengarsipan yang baik menjadi perhatian Persekutuan Gereja-Gereja di Indonesia mengingat begitu banyaknya catatan sejarah dalam perjalanan gerakan Oikoumene yang perlu dikelola dengan sistem pengarsipan yang maju. Termasuk di dalamnya, pengarsipan terhadap berbagai dokumen penting yang menjadi bagian dari kehidupan gereja-gereja mulai dari level jemaat sampai sinode. Sayangnya, banyak dari dokumen tersebut yang rusak dan tidak mendapat penanganan yang serius dan terintegrasi. Bahkan, gereja-gereja seringkali tidak memiliki program dan anggaran yang disiapkan tiap tahunnya untuk kebutuhan pengelolaan arsip. Percapakan ini muncul dalam kunjungan MAIS Archival Systems ke Grha Oikoumene, Jakarta, Senin (10/7).
MAIS Archival Systems merupakan perusahaan yang berberak dalam layanan pengarsipan secara digital dan online. MAIS atau Micro Archival Innformation Systems sudah lama dikembangkan di Belanda dan digunakan oleh berbagai institusi untuk mengelola warisan sejarah dan budayanya.
Hendrik E. Neimeijer, Country Director dari MAIS Archival Systems, menjelaskan bahwa pengarsipan dapat dimulai dengan adanya panduan yang menjadi pegangan bersama dalam mengelola berbagai arsip yang ada. Melalui panduan tersebut, kita memiliki arah dalam menata dokumen-dokumen yang dimiliki gereja. Selain itu, dibutuhkan juga sistem yang memadai baik untuk kebutuhan internal gereja dalam pengarsipan maupun integrasi antara PGI dengan gereja-gereja. Integrasi seperti ini membantu gereja-gereja untuk menjangkau berbagai dokumen yang berhubungan dengan perjalanan kekristenan di Indonesia. Bahkan, sistem seperti ini bisa membantu persoalan keanggotaan gereja maupun menyuplai dokumen penting bagi gereja-gereja yang sedang mengalami mengalami gejolak.
Gerard Mulder, CEO DE-REE archief systemen yang bermarkas di Belanda, menjelaskan bahwa tidak semua dokumen harus dibuat dalam bentuk digital. Karena itu, pemilahan dokumen menjadi penting dengan berpegang pada apa yang menjadi tujuan dari digitalisasi tersebut. Di sini panduan pangarsipan menjadi penting karena membantu dalam pemilahan dan penataan dokumen-dokuen untuk berbagai kepentingan.
Pada kesempatan ini, Neimeijer juga menambahkan soal kebutuhan tenaga pengarsipan (sumber daya manusia atau SDM) yang perlu dipersiapkan gereja-gereja, dan ini bisa dilakukan dalam kerjasama sengan beberapa universitas di Indonesia. Dengan sistem dan SDM yang baik, kekayaan gereja di berbagai level dapat terjaga dengan baik.
PGI dan MAIS Archival Systems akan bekerja sama dalam workshop yang rencananya akan diadakan pada bulan September 2018. Workshop ini diharapkan dapat menghasilkan perencanaan dan tim kerja untuk mewujudkan pengarsipan yang baik terhadap berbagai dokumen gereja-gereja di Indonesia. (Beril Huliselan)
Be the first to comment